Outlook・Excel・Word・Teams・Slack・LINE など、毎日使う業務ソフトの「なぜか動かない」「同期されない」「見つからない」を、検索した人にすぐ届くトーンで解説します。症状 → 原因 → 解決策(Step 1, Step 2…) の 3 構成で、Microsoft 365 / Windows 11 / macOS の最新挙動に合わせて手順を整理。困った 1 人をピンポイントで救う、オフィスのPCお助け担当です。

2026-11-03

Outlookで署名の改行位置が崩れるときの修正手順

Outlookで、署名の行間や改行位置だけが妙にズレて見える。

結論から言うと、いちばん多い原因は「メールの形式」と「署名の書式」が合っていないことです。まずは [ファイル] → [オプション] → [メール] を開き、既定の作成形式が「HTML」になっているか確認してください。次に、署名を作り直す前に、本文側の改行ルールをそろえると直ることが多いです。ほとんどの場合これでかなり改善します。

原因の候補

受信者側ではなく、送信側のメール形式が「テキスト形式」や「リッチテキスト」になっている
署名に余計な改行や空白、見えない書式が残っている
Outlook for Microsoft 365 と Outlook for Windows 11 24H2 の組み合わせで、既存署名の書式が壊れている
会社のテンプレートやコピー＆ペーストで、Word由来の書式が混ざっている
既定のフォントや段落設定が変わっていて、行間が広がっている

上から順に試してみてください。署名崩れは、原因が複数に見えても、実際は形式の不一致ひとつで片付くことがよくあります。

まず確認すること

メール形式を HTML にそろえる

Step 1 Outlook for Microsoft 365 を開きます。
Step 2 [ファイル] → [オプション] → [メール] を選びます。
Step 3 「メッセージの作成」内の「次の形式でメッセージを作成する」を HTML に変更します。
Step 4 [署名] を開き、崩れている署名があれば一度削除してから、もう一度入力し直します。

HTML 以外の形式だと、改行の扱いが変わります。見た目が同じでも、送信時に詰まったり、逆に妙に空いたりします。

署名をいったん作り直す

Step 1 [ファイル] → [オプション] → [メール] → [署名] を開きます。
Step 2 崩れている署名を選んで [削除] します。
Step 3 新規作成を押し、名前を付けてから本文を手入力します。
Step 4 会社名、部署名、氏名、連絡先の順に入れ、改行は Enter キーでそろえます。
Step 5 フォントを途中で切り替えないようにします。

ここで大事なのは、他のアプリから貼り付けないことです。Word や Webページからコピペすると、見えない段落設定が混ざります。これが改行崩れの地味な犯人です。

それでもズレるときの直し方

空白や改行の癖を消す

Step 1 署名欄で、名前の前後や区切り行に不要なスペースが入っていないか確認します。
Step 2 空行は 1 行だけにします。
Step 3 もし「Shift + Enter」で改行していたら、普通の Enter に置き換えます。
Step 4 保存して、下書きで見た目を確認します。

Outlook は、見た目以上に段落として扱う部分が多いです。1行空けたつもりが2行に見えるときは、空白文字が重なっていることがあります。

フォントと段落設定を整える

Step 1 署名の全文を選択します。
Step 2 [ホーム] タブでフォントを「游ゴシック」「メイリオ」など、普段の本文と同じものにします。
Step 3 [段落] の設定で、行間が「固定値」や極端な倍率になっていないか確認します。
Step 4 可能なら「1.0」または標準に戻します。

会社環境だと、既定フォントだけ変わっていることがあります。これだけで改行位置が急に詰まる、広がる、ということは珍しくありません。

既存の署名ファイルを入れ替える

Step 1 Outlook を終了します。
Step 2 エクスプローラーで %APPDATA%\Microsoft\Signatures を開きます。
Step 3 署名名のフォルダーと、同名の .htm / .rtf / .txt が並んでいるか確認します。
Step 4 不具合のある署名を別名でバックアップしてから、Outlook を再起動し、新規に署名を作ります。

ファイルを直接触るのは少し面倒ですが、壊れた署名だけを切り離すには有効です。上から試しても直らないときに見てください。

Outlook for Windows 11 24H2 で見落としやすい点

Windows 11 24H2 では、Outlook for Microsoft 365 の見た目と設定が少し変わって見えることがあります。古い「Outlook 2019」の感覚で触ると、署名が反映されていないのに気づきにくいです。

Step 1 新しい Outlook ではなく、クラシック Outlook かどうかを確認します。
Step 2 [設定] → [アカウント] → [署名] で、アカウントごとの署名が選ばれているか確認します。
Step 3 送信テストを自分宛てに行い、受信側の表示も見ます。

表示が崩れて見えても、実際の受信では正常なことがあります。逆もあります。だから、送信テストは一度やっておくと安心です。

それでも直らないときは

ここまでで改善しない場合は、Outlook 側のプロフィール破損やアドイン干渉の可能性があります。まずは Microsoft の公式サポートで、Outlook for Microsoft 365 の署名トラブルを案内に沿って確認してください。会社支給 PC なら、情シスや管理者に「署名だけ改行が崩れる」と伝えるのが早いです。

再インストールを試すなら、先に署名のバックアップを取ってから進めます。Windows 11 24H2 では、[設定] → [アプリ] → [インストールされているアプリ] から Microsoft 365 を修復する方法もあります。いきなり削除ではなく、まずは「修復」から試すのが安全です。

ほかの症状は Outlook のトラブル解決まとめから探せます。

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