Outlookで、プレーンテキストではきれいなのに、HTMLメールだけ署名の改行や文字サイズが崩れることがあります。
結論から言うと、いちばん多い原因は「署名ファイルの書式」と「既定のメッセージ形式」の食い違いです。まずは Outlook for Microsoft 365 / Outlook 2021 / Outlook 2024 で、[ファイル] → [オプション] → [メール] → [署名] を開き、該当署名をいったん削除して作り直してください。ほとんどの場合これで直ります。上から順に試してみてください。
Step 1
Outlook for Microsoft 365 / Outlook 2021 / Outlook 2024 を開き、[ファイル] → [オプション] → [メール] → [署名] を選びます。
Step 2
崩れる署名を選んで削除し、新規作成し直します。本文はメモ帳ではなく、できれば Outlook の署名エディターで直接入力してください。Word からのコピペは、見えない書式が残りやすいです。
Step 3
画像やリンクが必要な場合は、入れたあとに改行位置を確認します。HTMLメールだけ崩れるときは、ここで直ることが多いです。
Step 1
[ファイル] → [オプション] → [メール] を開きます。
Step 2
「次の形式でメッセージを作成する」が HTML形式 になっているか確認します。Outlook for Microsoft 365 では、この設定がズレていると署名の見え方も変わります。
Step 3
念のため、新規メールを作成して署名が正常に見えるか試します。ここで直れば、送信前の形式設定が原因です。
Step 1
[ファイル] → [オプション] → [メール] → [ひな形およびフォント] を開きます。
Step 2
「新しいメッセージ」「返信/転送メッセージ」のフォントを、署名で使っているフォントと合わせます。Windows 11 24H2 で表示が崩れる場合も、ここを整えるだけで収まることがあります。
Step 3
署名の文字サイズが小さくなったり、行間が詰まったりする場合は、太字や色を一度外して保存し直します。HTMLは装飾が重なると崩れやすいです。
Step 1
Outlookを終了します。
Step 2
エクスプローラーで次を開きます。
%APPDATA%\Microsoft\Signatures
Step 3
該当署名の .htm、.rtf、.txt をバックアップしたうえで削除し、Outlookを起動して署名を作り直します。
ここは削除作業が入るので、元ファイルを残してから進めてください。慎重にやれば大丈夫です。
Step 1
社内宛てだけ崩れるなら、Exchange や Microsoft 365 の組織側でプレーンテキスト変換がかかっていないか確認します。
Step 2
Outlook for Microsoft 365 で、対象メールの「メッセージ形式」を [HTML] にして再送します。
Step 3
iOS 18 の Outlook アプリや macOS Sequoia の Outlook でも同じ症状が出るなら、端末側ではなくアカウント側の設定が絡んでいる可能性があります。
Outlookの修復を試します。Windows 11 24H2 では、[設定] → [アプリ] → [インストールされているアプリ] → [Microsoft 365] → [変更] から「クイック修復」を実行します。まずはこれで十分です。
それでも改善しなければ、「オンライン修復」を使います。ネット接続が必要で、時間は少しかかります。
Office 365 / Microsoft 365 を組織管理で使っているなら、会社のIT管理者か Microsoft サポートに相談してください。署名テンプレートやメール形式のポリシーが配布されていることがあります。再インストールは最後の手段ですが、設定を消さずに進めるより、修復を先に試すほうが安全です。
ほかの症状は Outlook のトラブル解決まとめ から探せます。
